Riesgos de un almacenamiento inadecuado.

Algunos empresarios creen que solo se necesita de un equipo comercial sólido para asegurar el crecimiento de la compañía, pero, en realidad, la solidez de un equipo comercial radica en la organización de la empresa.  

Por ejemplo, si se genera una venta, pero no se tiene actualizada la información del inventario o personal disponible, la empresa no podrá asegurarle el producto o servicio al cliente. Cuando esto sucede, ecasi todas las ocasiones, el comprador suele asegurarse de que la mayor cantidad de personas conozca su mala experiencia.  

Por esto es importante tener en cuenta que los cimientos de la compañía están directamente relacionados con la información. Si bien los protocolos y procedimientos internos son la puesta en marcha de la empresa, el éxito de estos radica en la gestión de los datos.  

Desde el acta de una reunión, hasta la dirección de envío de un cliente, todo es información que se almacena en discos duros o en los equipos de la empresa. No obstante, a causa de la pandemia, algunos negocios han necesitado migrar la mayor cantidad de datos a plataformas digitales. Portales como Dropbox o Google Drive suelen ser la primera opción para almacenar información.  

Estas medidas de último momento han cambiado la forma de percibir la administración de la información. Si antes se estaba seguro de que los datos se encontraban en una locación específica en un computador de la empresa, ahora ha sido necesario mover la información y, en algunos casos, trabajar sobre esta sin poder modificar la fuente original. Este tipo de medidas pueden conllevar a un conflicto de datos que en el futuro afecte las estadísticas empresariales o, incluso una oportunidad de negocio.   

Este es solo uno de los muchos casos en los que el almacenamiento inadecuado de la información puede ser el preámbulo del desastre. A continuación, encontrará cuatro factores afectados por un almacenamiento inadecuado.  

 1. Costos  

La relación costo beneficio, especialmente a largo plazo, es uno de los factores que más influencian cualquier decisión de compra. Pensar en la proyección de crecimiento de la empresa puede ser la mejor guía para tomar una decisión adecuada.  

Algunas empresas, cuyo flujo de información no es tan alto, prefieren comprar discos duros externos para guardar sus archivos y alivianar la carga de sus computadores. Inicialmente esto puede parecer una solución efectiva y rápida, pero con el pasar del tiempo los discos se apilarán y encontrar información específica será una tarea que tomará más tiempo del necesario.  

Además de esto, cada disco externo es una fuente de datos en un dispositivo no seguro y de fácil deterioro, sin contar que el precio sube anualmente. A largo plazo, con el mismo dinero que se compran pequeñas soluciones, se podría adquirir un sistema más seguro que facilite la clasificación de la información y la centralice, pues todo estaría disponible a través de un mismo servidor.  

No obstante, si una empresa no cuenta con una locación fija, porque sus socios se encuentran en diferentes partes del mundo, la mejor solución puede estar en las plataformas de internet que ofrecen almacenamiento on-line, así todos tienen acceso a todos los archivos o aplicaciones sin necesidad de desplazarse.  

Sin embargo, es muy importante elegir el almacenamiento correcto, pues comprar espacio en una nube que no permite clasificar la información de forma efectiva, puede representar un costo extra. Hoy en día todos los servicios online ofrecen planes diseñados para las necesidades empresariales; elegir la opción adecuada es el reflejo de la trayectoria de la compañía y la proyección de los negocios.

2. Seguridad  

Si bien los virus son problemas de todos los días, a nivel empresarial los riesgos se multiplican. La información de los clientes se ha convertido en un bien del cual muchos esperan apropiarse. Un error en un protocolo de seguridad o una práctica inadecuada en la protección de los datos, puede ser determinante.  

Si bien un servidor ocupa un espacio físico que puede estar vigilado, lo que sucede con el software dentro del servidor no se puede controlar de la misma forma. Un antivirus a veces no es suficiente para proteger la información, pues el deterioro de las máquinas y las actualizaciones pueden comprometer el material archivado.  

Una de las prioridades a la hora de guardar información es generar siempre una copia. Si la información está en máquinas, la nube puede servir para hacer un respaldo de los datos, o viceversa. No obstante, la forma como se guarda esa información también es determinante para fijar su nivel de seguridad. No es lo mismo guardar en la nube una base de datos de clientes, en formato de excel, a guardar la base de datos de manera encriptada en dos servidores distintos.  

Sin embargo, encriptar la información no implica que esté automáticamente seguraCuando el servidor encargado del almacenamiento no ha sido actualizado, los formatos que le asigna a los archivos pueden ser incompatibles coplataformas más modernas. Esta imposibilidad de ver el archivo, o piezas del archivo, es uno de los riesgos más altos a la hora de no elegir un almacenamiento adecuado.  

Además de esto, si los datos llevan tiempo sin ser organizados, la incompatibilidad no será el único problema. Si se habla especialmente de bases de datos, o números, la información debe permanecer actualizada o clasificada. A pesar de que parezca un lineamiento básico, tener datos desactualizados puede generar conflictos en algunas empresas, pues si no hay un servidor central, cada área guardará la información de una forma distinta, lo que puede generar un conflicto a la hora de hacer un diagnóstico o una proyección. Si un gerente pide un dato, y a cambio recibe dos, ¿en dónde está el origen del problema? 

3. Accesibilidad  

La era digital ha permitido que la información esté disponible en diversos formatos, además de que siempre esté al alcance de quien lo necesita. No obstante, no todos los datos pueden estar disponible de la misma forma para todos.  

Contar con la información en todo momento siempre ha sido una necesidad. Ahora, a causa de la pandemia, también se ha convertido en una necesidad contar con la información en cualquier lugar.  

Si bien no todos los equipos domésticos cuentan con la misma capacidad para soportar programas o softwares empresariales, el trabajo desde la casa ha modificado la forma de acceder a la información. Teniendo en cuenta que no se puede descuidar la seguridad, una nube pública no es siempre la mejor solución, pues los datos, dependiendo de la industria, podría regirse bajo la ley de protección de datos  y en algunos casos no puede alojarse en centros de datos fuera de Colombia. 

Ante esto es necesario contar con un almacenamiento que no entre en conflicto con otros servidores que utilice la empresa.  Así como se mencionaba la compatibilidad en el punto anterior, para acceder a los datos también es necesario que los almacenamientos no modifiquen los archivos. En caso de que el espacio en la nube fuera un recurso temporal, es primordial que la información, si se codifica, pueda trasladarse y ejecutarse en otra ubicación, sin inconvenientes.  

4. Escalabilidad  

El análisis de la información que recibe la empresa es la mejor forma de hacer proyeccionesAnticiparse a las necesidades futuras es pensar en la optimización de todos los procesos.   

Finalmente, uno de los factores que menos se tiene en cuenta a la hora de organizar información, es la posibilidad de que un mismo almacenamiento pueda suplir todas las necesidades de espacio que demande la acumulación de datos que las exigencias den respuesta en su utilización de los usuarios finales. 

Bien sea obtener más gigas, teras o servicios adicionales de analítica, las soluciones de almacenamiento se acomodan a todas las necesidades.  

No obstante, no hay certeza de cuánto espacio se pueda necesitar a futuro; por ello, a la hora de buscar almacenamiento, uno de los factores claves es poder adquirir una solución que involucre software para facilitar la gestión y previsión de servicios extra con facilidad, de lo contrario, toda la información, por más segura que esté, corre el riesgo de perderse a causa de la falta de recursos que pudiera presentar un almacenamiento, bien sea físico o en la nube 

Para terminar  

De la misma forma que las bibliotecas actualizan sus bases de datos y etiquetan los libros, los datos que acumula una empresa debe transcender la categoría de archivo, debe verse como una materia prima que contribuye al crecimiento de la compañía 

Esta información es importante no solo para generar protocolos, sino para ir un paso adelante del cliente y mostrarle que puede confiar, además de los productos y servicios, en la empresa que se preocupa por mantener sus datos seguros porque sabe cómo almacenarlos correctamente 

Por | 2020-07-11T01:31:24+00:00 julio 11th, 2020|Sin categoría|Sin comentarios

About the autor:

Deja tu comentario